Организация офиса — важный процесс, которому необходимо уделить внимание. Офисная техника — это обязательный параметр качественной и полноценной работы всего коллектива, без исключения. Если она будет выбрана неграмотно, то весь документооборот, да и в целом — рабочий процесс, замедлятся. Уделите особое внимание покупке ксероксов, сканеров, принтеров и т. д.
Полезные рекомендации по выбору офисной техники, чек-лист
Для формирования корпоративной инфраструктуры необходимо правильно выбрать оргтехнику. Все ее функции должны в полной мере удовлетворять потребности коллектива, показатели ее работы — еще один немаловажный критерий.
Первое, на что вы должны обратить внимание — доступность сервисного центра. Офисная техника, как и любая другая, может ломаться. На нее влияет много факторов, от механического воздействия (кто-то толкнул принтер и тот упал), до перепадов напряжения в сети.
Прежде чем покупать технику, убедитесь в том, что в доступности находится сервисный центр. Важно, чтобы он работал с брендом той техники, которую вы выбрали. Заключите договор на обслуживание и в любой момент вы можете обратиться.
Расходные материалы для офисной техники также должны быть в доступности для вас. Например, покупая принтер, учитывайте то, чтобы его не сняли с производства. Вы не сможете приобрести новые картриджи для , если старые выйдут из строя. Старайтесь не покупать технику малоизвестных брендов — обычно они не производят комплектующие либо их очень сложно найти. Крайне удобны в использовании совместимые картриджи.
Но прежде чем покупать технику, вам необходимо определиться с тем, какое конкретно вам нужно устройство. Если ваша деятельность тесно связана исключительно с печатанием документов, то вам достаточно приобрести принтер. Но зачастую может возникнуть необходимость в сканировании документов, ксерокопировании их. Поэтому лучше всего обратить внимание на МФУ — стоит девайс на порядок дороже, однако в любом случае вы выиграете на его приобретении. Если вам нужно долгое время сохранять какие-то листы, то купите устройство для ламинирования документов.
Определитесь с тем, какая печать вам нужна — она может быть черно-белой или цветной. Принтеры для черно-белой печати стоят дешевле, но учитывайте то, что может возникнуть необходимость в распечатке цветной документации.
Не менее важный критерий — объемы печати. По сути, именно с этого параметра и нужно начинать поиск офисной техники. Учитывайте такие критерии, как ресурс техники, нагрузка на нее, скорость печати. Есть модели принтеров, которые могут печатать в минуту 75 листов, а есть и те девайсы, которые за указанное время напечатают только 20-30 листов.
Зачастую руководитель не покупает принтер для каждого конкретного сотрудника. Вам необходимо продумать, какая нагрузка на устройство планируется, сколько людей будут ним пользоваться. Можно установить один принтер на несколько кабинетов, в таком случае понадобится вай-фай соединение.
Помните о том, что экономия не всегда оправдывает себя. Не покупайте офисную технику, которая уже была в употреблении. Вы не можете точно знать, использовала ли она свой ресурс — у каждого оборудования есть свой срок годности, как и у продукта питания.
Кратко о главном:
Если ваш бюджет не позволяет сразу приобрети всю необходимую технику, выставляйте приоритеты и покупайте девайсы по мере их важности для рабочего процесса. Многие компании, поставляющие оборудование в офисы, предлагают рассрочку и кредит. К ним же всегда можно обратиться за сервисной поддержкой.
