Потерять документ, который хранит все записи о трудовой деятельности человека – это большая проблема. Но как ни прискорбно, а такое случается нередко, и это не «маленькая неприятность». Обычная рассеянность тянет за собой серьезные последствия. Ведь неудачная развязка финала грозит оставить труженика без подтверждения того, что он работал, а значит, без начисления стажа и страховой пенсии.
Само восстановление документа дело неприятное и чревато затратой большого количества нервов. А уж коль так случилось, необходимо знать, куда обращаться при утере трудовой книжки, как ее восстановить и как себя вести в случае, если она утеряна работодателем.
Что влечет за собой утеря трудовой книжки
Наш народ привык больше доверять слухам, не потрудившись узнать об их достоверности. Так, с недавних пор говорят о том, что трудовые книжки в скором времени будут упразднены, и поэтому отношение к сохранности этого важного документа стало пренебрежительным. Но официальное подтверждение этой информации нигде не опубликовано, поэтому всё-таки, от греха подальше, хранить документацию надо в надежном месте.
До сих пор во время оформления пенсии от граждан требуют трудовую книжку. И это факт! Но что можно предъявить, если она потеряна?
Причины отсутствия трудовой книжки могут быть абсолютно разные:
- Ее утерял сам нерадивый владелец;
- Бывает и такое, что это случается с работодателем;
- Она может быть утеряна или испорчена в результате несчастных случаев или бедствий;
- Наконец, ее просто могут украсть.
Но независимо от причины, желательно сразу приступить к ее восстановлению. А для этого недостаточно просто купить саму «бумажку». Приготовьтесь к долгой и неприятной бюрократической волоките.
Куда нужно обращаться, чтобы восстановить трудовую книжку при ее утере
Для начала рассмотрим вариант, когда трудовая книжка утеряна самим хозяином. По такой причине основную часть процедуры ему остается взвалить на себя. Книжка может быть у владельца лишь в том случае, если труженик либо уволился с работы, либо собрался трудоустраиваться. Поэтому для «разини» предоставляется выбор: или обратиться за помощью к новой администрации, или в бухгалтерию предприятия, где он работал в последнее время. Причем какое было последнее это место работы, «растяпа» тоже решает сам.
Отдельно скажем, что в обязанность работника, утерявшего трудовую книжку, входит сбор информации со всех мест, где он раньше работал, и предшествующая этому подача соответствующего заявления. Но по просьбе невезучего сотрудника, потерявшего книжку, администратор может посодействовать, составив правильное обращение к начальству того учреждения, где он раньше трудился для выдачи нужных документов. На основании собранных справок он вносит в книжку данные. И вся ответственность за внесение информации, подтверждение печатью и подписью лежит на его плечах.
Радует одно, что заявление об утере пишется в произвольной форме, с соблюдением лишь небольших формальностей:
- В «шапке» документа» нужно указать свои ФИО, а также назвать того, на чье имя подается заявление.
- В обращении назвать причины восстановления копии (они указаны в списке первого абзаца).
Понятно, что хозяин документа не имеет представления, как заполнять трудовую книжку, и не уполномочен сам заверять ее подлинность. А когда работодатель не желает добровольно помочь в восстановлении дубликата, то работяге надо отправить запрос в бухгалтерию предприятия, где он трудился в последнее время (обязательно с уведомлением о его доставке). Это уж точно вынудит администратора к исполнению его обязанности.
В подтверждении утери книжки нет необходимости. Хотя в случае, когда она повреждена, стоит предъявить то, что от нее осталось.
Когда книжка украдена, обязательно нужно заявить в полицию и зафиксировать этот факт. Но это не поможет избежать ответственности, и в подобном конфузе книжку будет восстанавливать тот, у кого украли документ.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работодателем
Бывает и так, что к исчезновению книжки причастно начальство. Так куда же нужно обращаться, если книжка потерялась по вине работодателя?
В принципе, схема остается такая, как и прежняя, но без заявления работника. За весь процесс теперь будет отвечать только виновный в утере, если на момент инцидента работник был официально оформлен на рабочем месте.
Да, теперь всем сбором информации обязан заниматься администратор. Но следует понимать, что сам он это будет долго делать. Ему в каждой инстанции потребуется объяснять причину обращения за информацией. Поэтому, если нужно документы восстановить быстро, то работник, опять же, будет вынужден самостоятельно заняться этим вопросом. Чем может помочь работодатель, так это составить официальные запросы на предоставление работнику документации с прежних мест трудоустройства.
Список справок от предыдущих работодателей состоит из:
- Договоров трудовых соглашений;
- Документов, подтверждающих прием на работу и расчет;
- Выписок из бухгалтерии о проработанных часах;
- Справки о зарплате и другие (или их копии, заверенные печатями и подписями).
- Бывают неприятные случаи, когда документация не сохранилась или пришла после того, как трудовая книжка уже восстановлена, но не полностью.
Во-первых, доказать, что человек работал определенное время на каком-либо предприятии, можно, прибегнув к свидетельству двух (или больше) работников. Составленная комиссия проверяет правдоподобность показаний и на их основании выдает соответствующий документ.
Во-вторых, документы и справки, пришедшие с опозданием, оформляются как вкладки или приложения к трудовой книжке.
На этом восстановление копии книжки закончено.
Как видим, процесс это нелегкий, и чтобы сэкономить свое время и нервы, терять трудовую книжку все же нежелательно.